Zásady ochrany osobních údajů

1. Obecná ustanovení

1.1 Úvod. Klademe zvláštní důraz na ochranu osobních údajů našich uživatelů a dalších osob, které nám poskytují své osobní údaje. Tyto Zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vám poskytují nezbytné informace o tom, jak my, Hodegami s.r.o., IČO: 19739681, se sídlem Vlastislavova 152/4, Nusle, 140 00 Praha 4, Česká republika, shromažďujeme, uchováváme a dále zpracováváme vaše osobní údaje v pozici správce údajů, zejména v souvislosti s poskytováním našich služeb (dále jen „Služby“) prostřednictvím mobilní aplikace Amicara (dále jen „Aplikace“), našich webových stránek www.amicara.ai (dále jen „Webové stránky“), nebo jakýmkoli jiným způsobem.

1.2 Aplikace. Aplikace pomáhá uživatelům zvládat rodinné krize a asistuje během rozvodů a rozchodů. Aplikace však není zdravotnickým prostředkem a neposkytujeme zdravotní služby podle platné legislativy.

1.3 Použití. Tyto Zásady vysvětlují a informují vás o (i) tom, jak shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje, a (ii) jaká práva máte a jak je můžete uplatnit.

1.4 Seznámení. Doporučujeme, abyste si tyto Zásady pozorně přečetli. Pokračováním v používání našich Webových stránek a poskytnutím vašich osobních údajů potvrzujete, že jste byli informováni o tom, jak vaše osobní údaje používáme, jak je stanoveno v těchto Zásadách a příslušných oznámeních o ochraně osobních údajů.

1.5 Použitelná legislativa. Tyto Zásady vám poskytují informace vyplývající z Nařízení (EU) 2016/679 Evropského parlamentu a Rady ze dne 27. dubna 2016 (dále jen „GDPR“).

2. Kontaktní údaje správce

2.1 Kontaktní údaje. Můžete nás kontaktovat přímo na našem e-mailu amicara@tkcgroup.cz nebo na naší adrese (dále jen „Kontaktní údaje“).

2.2 Pověřenec pro ochranu osobních údajů. Jmenovali jsme externího pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), na kterého se můžete obracet s jakýmikoli dotazy nebo obavami ohledně našich zásad nebo postupů v oblasti osobních údajů. Můžete kontaktovat DPO na adrese dpo.amicara@tkcgroup.cz.

3. Pojmy a definice

3.1 Identifikovatelná fyzická osoba je osoba, kterou lze identifikovat, přímo či nepřímo, zejména odkazem na identifikátor, jako je jméno, příjmení, datum narození, lokalizační údaje nebo e-mail.

3.2 Zpracování osobních údajů – znamená jakoukoli operaci nebo soubor operací prováděných s vašimi osobními údaji nebo se soubory osobních údajů, ať už automatizovanými prostředky nebo nikoli, jako je shromažďování, zaznamenávání, organizace, strukturování, ukládání, úprava nebo změna, vyhledávání, nahlížení, použití, zpřístupnění přenosem, šířením nebo jiným zpřístupněním, sladění nebo kombinace, omezení, vymazání nebo zničení.

3.3 Správce – znamená fyzickou nebo právnickou osobu, orgán veřejné moci, agenturu nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s ostatními určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; pokud jsou účely a prostředky takového zpracování určeny právem Unie nebo členského státu, může být správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení stanovena právem Unie nebo členského státu.

3.4 Zpracovatel – znamená fyzickou nebo právnickou osobu, orgán veřejné moci, agenturu nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje jménem správce.

3.5 Účel – znamená důvod, pro který správce zpracovává vaše osobní údaje.

3.6 Cookies – cookie je malý datový soubor (textový soubor), který webová stránka – když ji uživatel navštíví – žádá prohlížeč o uložení do vašeho zařízení, aby si zapamatovala informace o vás, jako jsou vaše jazykové preference nebo přihlašovací údaje. Cookies, které používáme, lze rozdělit na cookies, které používáme sami (technické cookies), jež jsou nezbytné k poskytnutí funkčnosti webu, a cookies třetích stran – které pocházejí z jiné domény (pro reklamní a marketingové účely). To zahrnuje také jiné techniky, které fungují podobným způsobem. Pro více informací viz naše Zásady používání souborů cookie.

3.7 Příjemce – znamená osobu, které jsou osobní údaje zpřístupněny.

3.8 Třetí strana – znamená fyzickou nebo právnickou osobu, orgán veřejné moci, agenturu nebo subjekt jiný než subjekt údajů, správce, zpracovatel a osoby, které jsou pod přímou pravomocí správce nebo zpracovatele oprávněny ke zpracování osobních údajů.

3.9 Souhlas – znamená jakýkoli svobodně daný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vaší vůle prostřednictvím prohlášení nebo jasného potvrzujícího úkonu, kterým vyjadřujete souhlas se zpracováním osobních údajů, které se vás týkají.

4. Zpracovávané osobní údaje, účely, metody a doba zpracování osobních údajů

4.1 Rozsah zpracovávaných údajů

4.1.1 Zdroje osobních údajů. Vaše osobní údaje získáváme z různých zdrojů, zejména:

když se registrujete na Webových stránkách nebo v Aplikaci;
když vám vaše organizace poskytne přístup do Aplikace;
když využíváte naše Služby (prostřednictvím Aplikace, Webových stránek nebo e-mailu);
když jste naším stávajícím nebo potenciálním zákazníkem, tj. osobou, která využívá Amicaru pro své zaměstnance, nebo zástupcem zákazníka.

4.1.2 Shromažďovaná data. Zpracováváme pouze ty osobní údaje, které nám poskytnete prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Zpracováváme zejména následující osobní údaje:

Registrační údaje: jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, heslo, pohlaví, počet dětí, rodinný stav, domácí mazlíčci a vzdělání.
Konverzační údaje: jakékoli informace, které poskytnete v rámci konverzací při využívání Služeb, např. informace o vašem vztahu, aktuálních obtížích, včetně informací o třetích stranách.
Citlivé údaje: můžete se rozhodnout v rámci konverzací při využívání Služeb poskytnout osobní údaje týkající se vašeho zdravotního stavu, sexuální orientace a sexuálního života, rasového nebo etnického původu, náboženského vyznání a další údaje podle čl. 9 GDPR nebo údaje týkající se trestních rozsudků a trestných činů podle čl. 10 GDPR.
Údaje z cookies: při přístupu na Webové stránky nebo do Aplikace můžeme používat cookies a jiné sledovací technologie k automatickému shromažďování následujících informací: informace o zařízení (model hardwaru, informace o operačním systému a verzi, jedinečné identifikátory zařízení, informace o mobilní síti, informace o úložišti zařízení), informace o poloze (IP adresa, časové pásmo, informace o poskytovateli mobilních služeb), údaje o používání (včetně, nikoli však výlučně: frekvence používání, oblasti a funkce našich Webových stránek nebo Aplikace, které navštěvujete, obecné vzorce používání, interakce s jednotlivými funkcemi).

4.1.3 Účel, právní základ a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

Zpracování uživatelských údajů

Poskytování Služeb. Zpracováváme výše uvedené osobní údaje za účelem poskytování Služeb, zejména vedení konverzací. To může zahrnovat i předání vašich osobních údajů operátorům krizových linek nebo veřejným orgánům, a také předání anonymních údajů o používání Aplikace (u služeb hrazených vaší organizací) vaší organizaci v souladu s Podmínkami používání Amicara. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu nebo do smazání historie konverzací. Právním základem je nezbytnost plnění smlouvy, u citlivých údajů pak váš souhlas.
Další rozvoj Služeb s využitím citlivých údajů. S vaším souhlasem používáme vaše osobní údaje, včetně citlivých, k rozvoji našich Služeb a zlepšení kvality konverzací. Právním základem a výjimkou pro použití citlivých údajů je váš souhlas. Zpracováváme je maximálně 5 let od jejich získání, nejdéle však do odvolání souhlasu.
Další rozvoj Služeb bez citlivých údajů. Vaše osobní údaje, s výjimkou citlivých, používáme k vylepšování našich Služeb, Webových stránek a Aplikace, zejména pro trénink algoritmů umělé inteligence, které je provozují, abychom zlepšili vaši uživatelskou zkušenost. Právním základem je náš oprávněný zájem, doba zpracování je 2 roky od získání údajů.
Propagace Služeb a dalších produktů. Pokud využíváte Služby, používáme vaše osobní údaje (bez citlivých údajů) také k propagaci našich produktů a služeb, včetně zasílání reklamních sdělení. Právním základem je náš oprávněný zájem, údaje zpracováváme po dobu smluvního vztahu a ještě 2 roky poté.

Zpracování údajů zákazníků a jejich zástupců

Uzavírání a plnění smluv. Zpracováváme údaje o vztazích se zákazníky za účelem uzavření a plnění smluv, zejména smluv o poskytování přístupu k Amicaře. Pokud jste zákazníkem vy sami, zpracováváme údaje na základě plnění smlouvy; pokud jste zástupcem zákazníka, pak na základě našeho oprávněného zájmu. Údaje uchováváme do ukončení smluvního vztahu.
Podpora prodeje Služeb. Zpracováváme údaje o zákaznických vztazích pro podporu prodeje našich služeb, a to na základě oprávněného zájmu nebo souhlasu. Údaje zpracováváme do 2 let od jejich získání či ukončení spolupráce, nebo do odvolání souhlasu.

Společné účely zpracování

Plnění obecných právních povinností. Zpracováváme registrační a transakční údaje u uživatelů a údaje o zákaznících dle účetních a daňových předpisů, a to po dobu stanovenou zákonem.
Ochrana práv a oprávněných zájmů. Vaše údaje dále zpracováváme pro účely uplatnění či obrany právních nároků. U citlivých údajů je výjimkou právě tento účel. Doba zpracování odpovídá promlčecím lhůtám.
Provoz a zabezpečení Webu a Aplikace (funkční cookies). Zpracováváme údaje z cookies nezbytné pro provoz, prezentaci, funkčnost a bezpečnost. Uchováváme až 2 roky od vaší návštěvy.
Marketing na Webu a v Aplikaci (marketingové cookies). Zpracováváme údaje z cookies za účelem cílení reklamy a propagace. Právním základem je váš souhlas, data uchováváme max. 2 roky.
Analýza návštěvnosti (analytické cookies). Zpracováváme údaje z cookies za účelem monitorování návštěvnosti, optimalizace a zlepšování uživatelské přívětivosti. Na základě vašeho souhlasu, max. 2 roky.

4.2 Cookies

4.2.1 Při používání našich Webových stránek a Aplikace můžeme vaše osobní údaje (údaje z cookies) zpracovávat prostřednictvím souborů cookie a jiných sledovacích technologií. Cookies jsou malé textové soubory uložené ve vašem webovém prohlížeči, které nám nebo třetí straně umožňují vás rozpoznat. Cookies mohou být použity ke shromažďování, ukládání a sdílení částí informací o vašich aktivitách napříč různými webovými stránkami, včetně našich Webových stránek a Aplikace. To se vztahuje také na jiné podobné technologie používané k tomuto účelu.

4.2.2 Používáme následující cookies:

Technické cookies – nezbytné pro zajištění správného fungování Webových stránek;
Cookies třetích stran – sledovací cookies, analytické/reklamní cookies.

4.2.3 Můžete si nastavit preference tak, abyste povolili nebo odmítli všechny cookies nebo pouze určité typy cookies. Odmítnutí cookies může mít negativní vliv na funkčnost Webových stránek, včetně samotného Webu. Vaše volby ohledně cookies můžete kdykoli upravit nebo je ze svého zařízení kdykoli odstranit. Podrobné informace o cookies jsou dostupné na stránkách poskytovatelů vašeho webového prohlížeče. Více naleznete v našich Zásadách používání souborů cookie.

4.2.4 Anonymizace údajů. Údaje zpracovávané pro výše uvedené účely budeme v průběhu zpracování anonymizovat. Takto anonymizovaná data nelze bez dalších kroků spojit s konkrétní osobou, jíž by se mohla týkat. Anonymizovaná data budou použita zejména pro další rozvoj Služeb a zlepšení přesnosti doporučení. Budou použita vhodná technická a organizační opatření k ochraně práv a svobod jednotlivců a k zabránění jakékoli opětovné identifikace subjektů údajů. Nebudeme se snažit identifikovat osoby, k nimž se anonymizovaná data vztahují.

4.3 Metody zpracování údajů. Vaše osobní údaje zpracováváme v rozsahu a pro účely výše popsané automatizovaně, což zahrnuje také použití statistických metod. V některých případech můžeme vaše údaje zpracovávat také manuálně.

4.4 Údaje dětí. Vědomě neshromažďujeme ani nevyžadujeme osobní údaje od osob mladších 16 let. Pokud je vám méně než 16 let, nepokoušejte se prosím registrovat na našich Webových stránkách, žádat naše Služby ani nám neposílejte žádné osobní údaje.

4.5 Důsledky neposkytnutí údajů. Poskytnutí osobních údajů je požadavkem nezbytným pro uzavření smlouvy o poskytování našich Služeb. Pokud údaje neposkytnete, nebudeme vám schopni Služby poskytnout.

5. Předávání osobních údajů třetím stranám a příjemcům osobních údajů

5.1 Předávání údajů. Jsme oprávněni předávat osobní údaje shromážděné výše popsaným způsobem třetím stranám, zejména v případě uživatelů vaší organizaci a dalším subjektům, které poskytují určité služby související s poskytováním našich Služeb, včetně provozu AI chatbotu, administrace či IT podpory, organizace a ukládání osobních údajů apod. Můžeme také předávat osobní údaje uživatelů operátorům krizových linek nebo veřejným orgánům v souladu s Podmínkami používání Amicara. Tyto subjekty vystupují buď jako zpracovatelé, nebo jako správci vašich osobních údajů.

5.2 Příjemci. Shromážděné osobní údaje mohou být zpřístupněny zejména těmto příjemcům:

Pokud jste v pozici uživatele: vaší organizaci, která má přístup k anonymizovaným informacím o využívání služeb hrazených organizací a vystupuje jako správce údajů; našim poskytovatelům AI chatbotu, kteří mohou mít v určitých případech přístup k vašim osobním údajům a působí jako zpracovatelé; a operátorům krizových linek nebo veřejným orgánům v souladu s Podmínkami používání Amicara, kteří působí jako správci údajů.
Ve všech případech: našim poskytovatelům IT systémů, kteří mohou mít v určitých případech přístup k vašim osobním údajům a působí jako zpracovatelé; našim externím poskytovatelům účetních služeb, kteří jsou nezbytní pro plnění našich zákonných povinností a působí jako zpracovatelé; a konečně našim externím poskytovatelům právních služeb, kteří jsou nezbytní pro uplatnění našich nároků a ochranu našich práv, a působí jako zpracovatelé nebo správci údajů.

5.3 Přiměřená úroveň zabezpečení. Zaručujeme, že máme uzavřenou smlouvu o zpracování údajů se zpracovateli, kteří zajišťují stejnou úroveň zabezpečení osobních údajů, jaká je popsána v těchto Zásadách. Usilujeme také o to, aby všichni správci, s nimiž sdílíme jakékoli osobní údaje, poskytovali odpovídající ochranu zpracovávaných údajů. V případech, kdy jsou osobní údaje předávány mimo Evropský hospodářský prostor společnosti OpenAI OpCo, LLC (USA), což se týká zejména uživatelů v souvislosti s provozem AI chatbotu, zajišťujeme vždy odpovídající úroveň ochrany těchto předaných údajů v souladu s GDPR.

5.4 Mlčenlivost a výjimky. My, včetně zpracovatelů a správců, jsme povinni zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích. Výjimkou je povinnost zpřístupnit osobní údaje určeným orgánům veřejné moci a dalším subjektům, které jsou oprávněny si je ze zákona vyžádat (např. Policie ČR, Finanční úřad apod.).

6. Zabezpečení vašich osobních údajů

6.1 Bezpečnostní opatření a zásady. Do našeho systému jsme implementovali nezbytná technická a organizační opatření vnitřní kontroly a procesy informační bezpečnosti, které odpovídají osvědčeným postupům a jsou přiměřené potenciálním rizikům. Současně bereme v úvahu perspektivu budoucího technologického vývoje, abychom ochránili vaše osobní údaje před neoprávněným zpřístupněním, přístupem nebo ztrátou. Tato opatření zahrnují mimo jiné školení zaměstnanců v oblasti ochrany osobních údajů, pravidelné zálohování dat, postupy obnovy dat, mechanismy odpovědnosti za porušení ochrany údajů a také softwarovou a hardwarovou ochranu.

7. Vaše práva

7.1 Poskytnuté informace. Pokud uplatníte právo v souladu s tímto článkem 7 Zásad nebo podle jiného platného právního předpisu, budeme o přijatém opatření informovat každého příjemce, který zpracovává vaše osobní údaje, pokud taková komunikace je možná a/nebo nevyžaduje nepřiměřené úsilí.

7.2 Uplatnění práv. Pokud si přejete uplatnit svá práva nebo získat příslušné informace, kontaktujte nás prostřednictvím některého z našich Kontaktních údajů. Když nás kontaktujete, můžeme vás požádat o poskytnutí vašich identifikačních údajů nebo jiných osobních údajů, které jste nám dříve poskytli. Poskytnutí těchto informací je nezbytné k ověření, že žádost skutečně podáváte vy. Odpověď poskytneme nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti, přičemž si vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.

7.3 Vaše práva. V souladu s platnými právními předpisy můžete požadovat přístup k osobním údajům, které jako správce zpracováváme, právo na opravu, výmaz nebo přenositelnost, právo podat stížnost, právo požadovat omezení zpracování a právo vznést námitku proti zpracování. Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat.

7.4 Oprava vašich osobních údajů. V souladu s GDPR máte právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů, které o vás zpracováváme. Pokud chcete požádat o opravu osobních údajů, můžete nás kontaktovat prostřednictvím některého z našich Kontaktních údajů. Přijímáme opatření k tomu, abychom zajistili, že vaše osobní údaje jsou přesné a aktuální. Kdykoli nás můžete s takovou žádostí kontaktovat, dokud vaše údaje zpracováváme.

7.5 Výmaz vašich osobních údajů. Můžete kdykoli požádat o výmaz vašich osobních údajů. Jakmile nám takovou žádost podáte a bude splněn některý z důvodů pro výmaz, budou příslušné osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazány z našich databází, pokud některé z vašich údajů nezpracováváme na základě právní povinnosti nebo pro uplatnění, výkon či obhajobu našich právních nároků.

7.6 Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů. Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli bez udání důvodu odvolat. Pokud chcete souhlas odvolat, informujte nás prostřednictvím některého z našich Kontaktních údajů. Upozorňujeme, že odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování prováděného na základě souhlasu před jeho odvoláním.

7.7 Přístup k osobním údajům a jejich přenositelnost. Máte právo získat informace o zpracování vašich osobních údajů a kopii osobních údajů, které zpracováváme. Na vaši žádost můžeme všechny nebo část vámi poskytnutých osobních údajů (zpracovávaných automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu) přímo předat třetí straně (jinému správci údajů), kterou ve své žádosti určíte, pokud taková žádost nebude mít negativní dopad na práva a svobody ostatních a je technicky proveditelná.

7.8 Omezení zpracování. Pokud podáte žádost o omezení zpracování vašich osobních údajů, zejména v případech, kdy máte pochybnosti o přesnosti, zákonnosti nebo nezbytnosti našeho zpracování, posoudíme vaši žádost a můžeme omezit zpracování vašich osobních údajů na minimum (zpracování pro účely posouzení, uplatnění nebo obrany našich právních nároků, ochrany práv jiné osoby nebo z jiných důvodů). Pokud omezení zpracování zrušíme a budeme pokračovat ve zpracování vašich osobních údajů, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

7.9 Námitka proti zpracování. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů na základě vaší konkrétní situace, pokud je toto zpracování založeno na našem oprávněném zájmu. Vaše údaje dále nebudeme zpracovávat, ledaže bychom byli schopni prokázat závažné oprávněné důvody, nebo pokud se zpracování netýká přímého marketingu.

7.10 Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Máte právo podat stížnost na naše zpracování osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, web: https://www.uoou.cz/.

8. Aktualizace těchto Zásad ochrany osobních údajů

8.1 Aktualizace. Tyto Zásady ochrany osobních údajů pravidelně aktualizujeme. Jakékoli změny těchto Zásad nabývají účinnosti okamžikem jejich zveřejnění na těchto webových stránkách: www.amicara.ai.

Otázky a poznámky

Pokud máte jakékoli připomínky nebo dotazy k jakékoli části těchto Zásad ochrany osobních údajů, potřebujete podporu nebo máte jakékoli nároky, kontaktujte nás prosím na e-mailu amicara@tkcgroup.cz